제출 및 조직 아이디어

완전한 디지털 시대에 살고 있다고 믿고 싶은만큼 매일 사용되는 종이 문서가 여전히 많이 있습니다. 대부분의 계약에는 잉크로 된 원본 서명이 필요하며, 송장 및 포장 전표가 인쇄되어 모든 주문과 함께 배송되며 입찰 문서는 일반적으로 인쇄되어 책에 제본됩니다. 중요한 문서에 쉽게 액세스 할 수 있도록 파일링 및 구성 아이디어를 사용해야합니다.

아카이빙

활성 파일이 아카이브 된 파일과 혼합되도록 허용하면 현재 문서를 찾는 것이 필요 이상으로 어려워 질 수 있습니다. 파일 캐비닛 내에 두 개의 파일 시스템을 만듭니다. 캐비닛의 상단 부분을 활성 파일로 만들고 하단 부분을 보관 파일로 만듭니다. 보관 된 파일에는 일반적으로 더 많은 공간이 필요하므로 파일 캐비닛에 더 많은 서랍 공간이 필요합니다. 쉽게 액세스 할 수 있도록 활성 파일을 캐비닛 상단에 배치하고 아카이브 된 파일을 하단에 배치합니다.

색상 코딩

마닐라 폴더로 가득 찬 파일 캐비넷 서랍을 보면 모두 똑같이 보이기 시작할 수 있습니다. 올바른 파일을 더 쉽게 찾을 수있는 한 가지 방법은 파일 폴더에서 색상 코딩 시스템을 사용하는 것입니다. 사무용품 점에서 파일 폴더 용 컬러 ​​스티커를 구입할 수 있습니다. 색상을 사용하여 다른 부서를 지정하거나 재무 파일을 비재무 파일과 구별하거나 파일을 경영진의 책임에 따라 분류 할 수 있습니다. 다른 사람들이 귀하의 색상 코딩 시스템을 사용하도록 돕기 위해 스티커의 의미와 함께 스티커가있는 일반 8 1/2 인치 x 11 인치 종이에 가이드를 만드십시오.

하위 폴더

하위 범주로 쉽게 분리 할 수있는 정보가있는 경우 하위 폴더를 사용하여 해당 정보를 보관해야합니다. 예를 들어 50 개 주 각각에 대해 일련의 파일이있는 경우 50 개의 하위 폴더를 사용하여 파일링 시스템에서 정보를 별도로 유지합니다. 하위 폴더를 사용하면 유료 송장에서 활성 송장을 분리하고, 다른 부서 직원 기록을 분류하거나, 구매 주문 번호별로 그룹화 된 각 구매 주문에 대한 모든 정보를 유지할 수 있습니다.

정리 유지

지정된 소수의 사람 만 파일을 가져 와서 캐비닛에 다시 넣을 수있는 사무실 규칙을 만듭니다. 회사의 모든 사람이 파일에 액세스 할 수 있도록 허용하면 결국 파일링 시스템이 무시되고 혼란이 생깁니다. 시스템을 아는 특정 사람 만 파일을 필요로하는 사람을 위해 파일을 가져오고 완료되면 파일을 반환하도록 허용합니다.